Приложение УТВЕРЖДЕНЫ приказом управления по делам архивов Калужской области от 12 октября 2012 г. № 11

ПРАВИЛА

делопроизводства в

управлении по делам архивов Калужской области

1. Общие положения

Правила делопроизводства в управлении по делам архивов Калужской области (далее – Управление) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Управления документов, совершенствованию делопроизводства и повышению его эффективности.

Правила делопроизводства разработаны в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Калужской области в сфере информации, документации и архивного дела, требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также Положением об Управлении.

Положения Правил делопроизводства распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Положения не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми начальником Управления.

Требования Правил делопроизводства к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Непосредственное ведение делопроизводства в Управлении осуществляется ведущим экспертом, назначенным приказом начальника Управления и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения начальника Управления.

Работники Управления несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Правил делопроизводства.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы ведущему эксперту, ответственному за ведение делопроизводства в Управлении, или другому работнику по указанию начальника Управления, при увольнении или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Управления;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Управлении;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Управления;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Управлении, с указанием сроков их хранения;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота (СЭД) - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

электронный образ документа - электронная копия документа, созданного на бумажном носителе.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах делопроизводства, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3. Создание документов в Управлении

3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в Управлении, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке и оформлении документов в Управлении используются следующие виды бланков:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов Управления разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При подготовке документов в Управлении используются электронные шаблоны бланков документов.

Образцы бланков документов Управления приведены в Приложениях № 1-4.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Управления утверждаются начальником Управления.

3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые Управлением, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке и оформлении документов в Управлении используют следующие виды реквизитов:

а) наименование организации;

б) подпись должностного лица;

в) вид документа;

г) место составления (издания) документа;

д) справочные данные об организации;

е) адресат;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

и) наименование либо аннотация документа;

к) текст документа;

л) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

м) отметка о наличии приложений;

н) гриф согласования;

о) гриф утверждения;

п) виза;

р) оттиск печати;

с) отметка о заверении копии;

т) отметка об исполнителе;

у) указания по исполнению документа;

ф) отметка о контроле документа;

х) отметка об исполнении документа;

ц) отметка о конфиденциальности;

ч) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

3.3. Правила оформления реквизитов документов

3.3.1. Наименование организации

Наименование Управления, помещаемое на бланках документов, соответствует наименованию, установленному Положением об Управлении.

3.3.2. Справочные данные об организации

Справочные данные об Управлении указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению Управления.

3.3.3. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.4. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (г. Калуга) указывается в бланках документов Управления, за исключением бланков писем.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более организациями, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 10.09.2012. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 сентября 2012 г.

3.3.6. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа - и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

3.3.7. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.8. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство финансов Калужской области

или:

Министерство финансов Калужской области Управление по бюджетной политике

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Директору Государственного казенного учреждения Калужской области «Государственный архив Калужской области» Л.И. Сапожниковой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Архивные учреждения Калужской области

Документ не должен содержать более четырех адресов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

3.3.9. Наименование либо аннотация документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

3.3.10. Текст документа

В Управлении документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос...;

3-го лица единственного числа: ...коллегия решила...; Управление не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили.

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В тексте нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

Например:

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Например:

«В соответствии с постановлением Правительства Калужской области от 09.08.2012 № 400 «Об утверждении Положения о правилах делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калужской области»…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

3.3.11. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о …, для служебного пользования, рег. № 5-ДСП, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение № 2 к приказу управления по делам архивов Калужской области от «__» _______ 20__ № __

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом управления по делам архивов Калужской области от «__» _______ 20__ № __

3.3.12. Гриф согласования

Согласование проекта документа с исполнительными органами государственной власти Калужской области, органами местного самоуправления Калужской области и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

по делам архивов Калужской области

Подпись С.В. Хабаров

10.09.2012

СОГЛАСОВАНО

Письмо Федерального

архивного агентства

от 24.08.2012 N 01-18/36

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

исполнительными органами государственной власти Калужской области, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, налоговый и др.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями.

3.3.13. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Управления оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Главный специалист

Подпись И.О. Фамилия

Дата

На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Губернатора Калужской области, актов Правительства Калужской области визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа.

На документах, подлинники которых помещаются в дела Управления, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Управления, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласна с учетом замечаний и др.)

Главный специалист управления

по делам архивов Калужской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

3.3.14. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Начальник управления	Подпись	С.В. Хабаров

Если документ оформлен не на бланке, в состав должности включается полное наименование организации.

Например:

Начальник управления по делам архивов Калужской области	Подпись	С.В. Хабаров

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель начальника Управления или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего начальника Управления (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. начальника управления	Подпись	И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности начальника управления	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.3.15. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

УТВЕРЖДАЮ Начальник управления по делам архивов Калужской области Подпись С.В. Хабаров Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом управления по делам архивов Калужской области от 10.09.2012 № 12

3.3.16. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.17. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле управления по делам архивов Калужской области	№ _____ за ______ г.
Верно
Главный специалист	Подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.18. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Н.И. Плотникова

(4842) 56 27 22

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

3.3.19. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Плотниковой Н.И. Прошу подготовить предложения к 03.10.2012 Подпись 10.09.2012

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

3.3.20. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле обозначают буквой «К» и проставляют на документах, поставленных на контроль, на верхнем поле документа справа.

3.3.21. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

3.3.22. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Управление проставляется с использованием штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа.

3.3.23. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.4. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.4.1. Состав документов Управления

В деятельности Управления создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Управления, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Управления с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Управления создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Управлении могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (постановление, распоряжение, приказ, протокол, положение и др.).

Правила делопроизводства устанавливают требования к подготовке отдельных видов документов.

3.4.2. Проекты постановлений и распоряжений

Губернатора калужской области

Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области производится в соответствии с настоящими Правилами делопроизводства, а постановлений Правительства Калужской области - в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области, утвержденным постановлением Правительства Калужской области от 26.04.2004 № 119 "О Регламенте Правительства Калужской области".

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области подготавливаются и вносятся Управлением на основании поручений Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, подписанной начальником Управления.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, их согласование с заинтересованными сторонами несет начальник Управления, который готовит и вносит эти проекты.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области печатаются на бланках установленной формы.

Текст проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области состоит из констатирующей части (преамбулы), содержащей обоснование необходимости принятия данного нормативного правового акта и/или перечень нормативных актов, во исполнение которых принят данный нормативный правовой акт, и постановляющей части (распоряжение может преамбулы не содержать).

В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.

Постановляющая часть проектов постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в проекте постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области должны иметь ссылки на эти приложения.

Преамбула в проектах постановлений Губернатора Калужской области завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ", которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

Одновременно с разработкой проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных постановлений (распоряжений) Губернатора Калужской области или их частей включаются в текст проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

В проектах постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области употребляются только официальные наименования органов и организаций.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области должны быть проверены на соответствие грамматическим правилам и стилистическим нормам русского языка уполномоченным сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области (далее - корректор) и завизированы им.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются:

- исполнителем;

- начальником Управления, представившим проект;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области (организаций), которым в постановлении (распоряжении) Губернатора Калужской области предусматриваются задания или поручения;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области;

- первым заместителем Губернатора Калужской области (заместителем Губернатора Калужской области), осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Виза включает в себя наименование должности и личную подпись визирующего, фамилию и инициалы, дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, содержащие вопросы управления и распоряжения областной собственностью, подлежат согласованию с министром экономического развития Калужской области или его заместителем, а также с начальником административно-хозяйственного управления Администрации Губернатора Калужской области в отношении имущества, находящегося на балансе Администрации Губернатора Калужской области.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, в которых затрагиваются вопросы использования бюджетных средств и финансирования, визируются министром финансов Калужской области или его заместителем.

В исполнительных органах государственной власти Калужской области и организациях проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области согласовываются (рассматриваются) не более чем в двухдневный срок.

Приложения и пояснительные записки к проектам постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.

Если в процессе согласования в проект постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

При наличии у лица, визирующего проект постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Калужской области.

При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает руководитель, подписывающий документ.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку.

Подготовленные для подписания проекты постановления и распоряжения Губернатора Калужской области передаются управлением делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области через консультанта (помощника) Губернатора Калужской области на подпись Губернатору Калужской области либо лицу, его замещающему.

Постановления и распоряжения, подписанные Губернатором Калужской области, передаются в управление делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области для оформления и выпуска.

Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно, причем постановления Правительства Калужской области отдельно от постановлений Губернатора Калужской области.

К порядковому номеру распоряжений Губернатора Калужской области через дефис добавляется буква "р", по личному составу - "лс".

Копии постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, заверенные печатью управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем постановления и распоряжения Губернатора Калужской области, изменяющие или дополняющие ранее принятые постановления и распоряжения Губернатора Калужской области, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.

Копии постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, направляются в управление по работе со средствами массовой информации Администрации Губернатора Калужской области.

Подлинники постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области вместе с документами, на основании которых они приняты, и указателями рассылки остаются в управлении делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области для последующей передачи в ведомственный архив Администрации Губернатора Калужской области.

Копии постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области независимо от указателя рассылки направляются для контроля в управление по координации взаимодействия с территориями и контроля Администрации Губернатора Калужской области.

3.4.3. Договоры и соглашения

При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:

наличие подлинников договора (соглашения), которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;

если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.

Согласование проектов договоров и соглашений аналогично согласованию постановлений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области.

Подписанные и удостоверенные печатями сторон договоры и соглашения передаются в управление по координации взаимодействия с территориями и контроля Администрации Губернатора Калужской области для регистрации и контроля за их исполнением.

Подлинники договоров и соглашений на бумажном носителе хранятся в управлении по координации взаимодействия с территориями и контроля Администрации Губернатора Калужской области до сдачи их в ведомственный архив.

3.4.4. Приказ

Приказы, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Управления, рассчитанные на разовое выполнение.

Приказ печатается на бланке приказа установленной формы и имеет следующие реквизиты:

наименование организации;

вид документа (ПРИКАЗ);

дата;

регистрационный номер;

место составления (издания) документа;

наименование либо аннотация документа;

подпись должностного лица;

визы.

Датой приказа является дата его подписания.

Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Правил делопроизводства

в управлении по делам архивов Калужской области

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13, 14 через 1,5 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в приказах завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

Распорядительная часть содержит поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает начальник Управления.

Приказы Управления вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя(ей), либо срок вступления в силу указывается в самом документе.

Приказы Управления, затрагивающие права и обязанности граждан, устанавливающие правовой статус Управления или носящие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в порядке, определенном постановлением Правительства Калужской области от 13.07.2004 N 205 "Об утверждении Положения о государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Калужской области".

Образец оформления приказа представлен в приложении № 5.

3.4.5. Протокол заседания (совещания)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В Управлении протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти, органов местного самоуправления и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Решение (постановление) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения (постановления).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"). Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний ЭПК и т.д. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений (постановлений), принятых на заседаниях (совещаниях) состоят из номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения (постановления) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование организации – указывается полное официальное наименование;

вид документа - ПРОТОКОЛ;

дата и номер протокола: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами;

место проведения заседания, совещания: указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образцы оформления полного и краткого протоколов приведены в приложениях № 6, 7.

3.4.6. Служебная переписка

Служебные письма Управления готовятся:

как доклады о выполнении поручений Губернатора Калужской области и Правительства Калужской области;

как доклады на поручения министерств;

как исполнение поручений Губернатора Калужской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Управления;

как сопроводительные письма;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Служебные письма имеют следующие реквизиты:

наименование организации;

справочные данные об организации;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.1); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организациями, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования организаций - авторов документа - указываются в реквизите "Подпись должностного лица".

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или указаниями по исполнению документов начальника Управления, сроки подготовки инициативных писем определяются начальником Управления.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

В служебных письмах используется реквизит "Наименование либо аннотация документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Служебные письма излагаются:

от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию...», «Направляем на заключение проект…» и др.);

от 3-го лица единственного числа («Управление не считает возможным…», «Управление предлагает рассмотреть возможность...»).

Служебные письма в установленном Правилами делопроизводства порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Управления.

Служебные письма подписываются начальником Управления, заместителем начальника Управления или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 8.

3.4.7. Письма за подписью Губернатора Калужской области,

первого заместителя Губернатора Калужской области,

заместителя Губернатора Калужской области,

заместителя Губернатора Калужской области - руководителя

администрации Губернатора Калужской области

Письма за подписью Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области (далее - письмо) готовятся по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, по каждому из вопросов готовятся отдельные письма.

Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны.

Содержание письма излагается от первого лица множественного числа.

Текст письма излагается от первого лица единственного числа в двух следующих случаях:

письмо оформляется на бланке должностного лица;

письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Письма печатаются на соответствующих бланках писем Губернатора Калужской области, первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

Проекты писем визируются:

- исполнителем;

- начальником Управления, который представил проект;

- корректором;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления делопроизводства;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Письма в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, зарубежным адресатам направляются за подписью Губернатора Калужской области.

Подписанные письма передаются помощником Губернатора Калужской области, помощником первого заместителя Губернатора Калужской области, помощником заместителя Губернатора Калужской области, помощником заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в управление делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области для регистрации и отправки.

Письма, оформленные в нарушение требований настоящей Инструкции по делопроизводству, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Копия подписанного письма и указатель рассылки остаются в управлении делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области.

4. Организация документооборота на бумажных носителях

4.1. Принципы организации документооборота

В документообороте Управления в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

В Управлении доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

Документы, поступающие в Управление (включая телеграммы, факсограммы, телефонограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение начальником Управления и доведение до исполнителей.

Прием и обработку поступающей в Управление корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции, осуществляется ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства.

При получении документа проверяется правильность адресования документов, целостность конверта, пакета или упаковки, а при вскрытии – наличие документов.

Не вскрываются конверты с пометкой «Лично», передаются непосредственно начальнику Управления.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются по назначению, если известен адресат, возвращаются отправителю или в отделение связи. При обнаружении некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), составляется акт (приложение № 9) в двух экземплярах (один экземпляр приобщается к поступившему документу, второй направляется отправителю документа), на оборотной стороне последнего листа документа ставится отметка «документ получен в поврежденном виде».

Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются и конверты от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения, так как штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

Документы, поступившие в Управление в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрируются в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

Первичная обработка документов заканчивается их сортировкой на подлежащие и не подлежащие регистрации (приложение № 10).

4.3. Предварительное рассмотрение документов

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения начальником Управления. Документы, поступившие в Управление, не требующие рассмотрения начальником Управления, направляются непосредственно должностным лицам. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения является направление документа начальнику Управления или непосредственно должностным лицам.

4.4. Регистрация поступающих документов

Регистрация документов – это запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.) поступающие из других организаций.

Документы в Управлении регистрируются ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства, один раз. Ведется журнал регистрации входящей корреспонденции.

Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, в случае поступления документа в нерабочее время, регистрация осуществляется в первый рабочий день.

Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Управления в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" и регламентом по работе с обращениями граждан, утвержденным начальником Управления.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение начальнику Управления и исполнение.

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в Управление. Отметка проставляется в правом углу нижнего поля входящих документов и включает входящий регистрационный индекс и дату получения документа.

Для создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- дата и индекс поступления;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.5. Порядок рассмотрения документов начальником Управления

и доведения документов до исполнителей

Документы передаются на рассмотрение начальнику и иным должностным лицам Управления только после регистрации.

После рассмотрения документов начальником Управления в журнал регистрации входящей корреспонденции переносятся указания по исполнению документа.

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется исполнителю. Если исполнителей несколько, то подлинник направляется ответственному исполнителю, а остальным исполнителям передаются копии.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Управлении правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Управления (внутреннее согласование) возлагается на исполнителя документа.

Проекты документов Управления готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Проекты документы визируются исполнителем, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

4.7. Регистрация отправляемых документов

Регистрация отправляемых документов осуществляется ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства, в день их подписания или утверждения.

Документы, подлежащие отправки, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в журнал регистрации исходящей корреспонденции, используемый для учета, поиска, хранения и использования документов.

Копия документа со всеми приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

Текст телефонограммы печатается на бланке, подписывается, датируется и регистрируется, после передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, подписи лица, передавшего телефонограмму и фамилии, принявшего.

Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются для отправки со списком на рассылку, составленным исполнителем. Аналогичные списки составляются на рассылку документов по факсу, но вместо почтового адреса указывается номер телефона – факса.

4.8. Отправка документов

Отправку исходящих документов осуществляет ведущий эксперт, ответственный за ведение делопроизводства в Управлении.

Ведущий эксперт, ответственный за ведение делопроизводства, проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм или телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе электронного документооборота (см. раздел 6).

Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются ведущему эксперту, ответственному за ведение делопроизводства, с указанием номера телефона-факса адресата.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

4.9. Работа исполнителя с документами

Организация работы с документами осуществляется на основании указаний по исполнению документов начальника Управления.

Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

Исполнение документа предусматривает:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Управлении;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) начальника Управления;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.10. Контроль и сроки исполнения документов и поручений

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступивших от организаций и граждан.

Цель контроля – своевременное и качественное исполнение поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения включает в себя:

постановку документа на контроль;

оперативное доведение документа до исполнителя;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие исполненного документа с контроля;

направление документа в дело;

учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;

информирование начальника Управления о результатах обобщения данных в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которая обозначается буквой «К».

Ведение контроля исполнения поручений осуществляется с использованием регистрационно-контрольной карточки (РКК), куда вносятся содержание поручения, исполнители, срок исполнения, сведения о ходе и результатах исполнения документов, даты промежуточного контроля.

В контрольной картотеке РКК систематизируются по:

срокам исполнения документов;

исполнителям;

группам документов (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.).

Контрольная картотека имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в экземпляре карточки в контрольной картотеке.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших от других организаций – с момента поступления, отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Контроль ведется с момента постановки документа на контроль.

Изменение сроков исполнения документов может производиться только по указанию начальника Управления, который их устанавливает.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-х дневный срок; имеющие пометку «оперативно» - в 10 – дневный срок, остальные – в срок не более месяца.

Сроки исполнения некоторых категорий документов установлены законодательными и нормативными актами, например сроки исполнения обращений граждан (Федеральный закон Российской Федерации от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).

Начальник Управления имеет право изменить типовой срок исполнения документа, если конкретная управленческая ситуация этого требует. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа. Тогда устанавливают условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

Если документ имеет длительный срок исполнения, то осуществляется проверка хода исполнения документа (промежуточных этапов). Срок исполнения каждого этапа фиксируется в контрольной карточке.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя начальника Управления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Обо всех случаях изменения срока документов ответственный исполнитель своевременно информирует для внесения изменений в РКК (новый срок, дата изменения, подпись).

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

При снятии документа с контроля в РКК вносят следующие данные:

краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;

отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя.

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Управление и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства, и представляются начальнику Управления в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5. Документальный фонд Управления

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Формирование документального фонда Управления осуществляется ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в Государственное казенное учреждение Калужской области «Государственный архив Калужской области» (далее - ГКУ «ГАКО»).

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Управления. Документальный фонд Управления составляют документы, образующиеся в процессе его деятельности.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Управлении и других документов, регламентирующих деятельность Управления и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Управления.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Управления оказывает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Управления.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Управления согласовывается с ЭПК Управления, затем утверждается начальником Управления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Согласованная с ЭПК Управления номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается и утверждается начальником Управления.

В случае изменения функций и структуры Управления номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Управления.

Номенклатура дел готовится не менее чем в трех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения, 2-й используется в Управлении как рабочий экземпляр, 3-й - находится в ГКУ «ГАКО». Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.

При составлении номенклатуры дел Управление руководствуется Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558) (далее – типовой перечень) и Перечнем документов со сроками хранения главного архивного управления при Совете Министров СССР и подведомственных ему организаций (утвержден Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 29 апреля 1976 г.) (деле – ведомственный перечень).

Номенклатура дел Управления составляется по установленной форме (приложение № 11).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Управлении цифрового обозначения (кода) подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - код подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы управления по делам архивов Калужской области по основной деятельности

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название автора документа; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы по реализации Стратегии развития информационного общества (планы, паспорта, отчеты, дронды, переписка и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями города и области по административно-хозяйственным вопросам

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка по вопросам повышения квалификации работников архивных учреждений и по обмену опытом работы

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Министерством конкурентной политики и тарифов Калужской области по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Переписка с главами администраций муниципальных районов (городских округов) по вопросам основной деятельности

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Основные направления развития архивного дела в области на 2012 год и отчеты об их выполнении.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому перечню или ведомственному перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК Управления срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2011 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Если в течение года в Управлении возникают новые документы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

Дела в Управлении формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы коллегий и документы к заседаниям коллегии формируются в одно дело.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Управления и подведомственных ему учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Управления, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в ГКУ «ГАКО» или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела по номенклатуре дел, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Управления, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в ГКУ «ГАКО», проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственного за ведение делопроизводства в Управлении, начальника Управления, при реорганизации или ликвидации Управления.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел во временное пользование производится с разрешения начальника Управления. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам Управления на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Управления или его заместителя по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в Управлении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Управления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.3. Оформление и подготовка документов и дел к передаче

на архивное хранение

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создана постоянно действующая экспертно - проверочная комиссия (ЭПК), действующая на основании положения об ЭПК Управления, утвержденной начальником Управления.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства, совместно с ЭПК Управления.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ГКУ «ГАКО»; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Управлении, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел, типового перечня и ведомственного перечня.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела Управления подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 12);

нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 13);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 14);

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Управления (фондообразователя), делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, были переименования (преобразования) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Управления (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов, составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в типовом перечне или в ведомственном перечне, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ГКУ «ГАКО» чернилами только после включения этих дел в годовые разделы описей, утвержденных ЭПК Управления (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования ГКУ «ГАКО», в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Незаполненные бланки не нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры применять нельзя.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Управления являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат передаче на постоянное хранение в государственный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел (приложения № 15, 16) составляются по установленной форме и предоставляются в ГКУ «ГАКО» при передаче дел.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование Управления, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, если в течение периода, за который вносятся дела в опись, были переименования (преобразования), под прежним наименованием пишется новое наименование.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел переносятся в опись из номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается (утверждается) ЭПК Управления и затем утверждается начальником Управления.

Опись дел составляется в 4-х экземплярах: 3 экземпляра передаются вместе с делами в ГКУ «ГАКО», один остается в качестве контрольного экземпляра в Управлении.

5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими

сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 17).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Управления.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления и утверждения описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акты утверждаются начальником Управления только после утверждения ЭПК Управления описей дел постоянного хранения.

После утверждения начальником Управления актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от «__» _________ 20__ г. № ___" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

5.5. Передача дел на архивное хранение

5.5.1. Передача дел в архив Управления

В архив Управления передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, включая дела по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Управления не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив Управления, как правило, не подлежат (они хранятся в Управлении и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив Управления осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с начальником Управления.

Прием каждого дела производится ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства, в присутствии сотрудника, сдающего дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ведущего эксперта, ответственного за ведение делопроизводства, и лица, передавшего дела.

Архив Управления хранит в течение 10 лет документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а затем сдает на хранение в ГКУ «ГАКО». Документы по личному составу архив Управления хранит до ликвидации.

5.5.2. Передача дел в государственный архив

Прием дел в ГКУ «ГАКО», производится работником ГКУ «ГАКО», в присутствии работника Управления с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника и лица, передавшего дела).

При ликвидации или реорганизации Управления лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в ГКУ «ГАКО», независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

6. Особенности электронного документооборота

6.1. Общие положения электронного документооборота

Особенности электронного документооборота в Управлении регламентируют организацию электронного документооборота, создание электронных документов, порядок работы с электронными документами, а также их дальнейшее хранение и использование.

В Управлении создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документооборот распространяется на следующие виды документов:

- распоряжения, постановления (проекты распоряжений, проекты постановлений), поручения Губернатора Калужской области;

- постановления Правительства Калужской области;

- распоряжения (проекты распоряжений) заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- протоколы заседаний Правительства Калужской области;

- протоколы рабочих совещаний членов Правительства Калужской области;

- протоколы координационных совещаний руководителей органов государственной власти Калужской области и территориальных органов федеральных органов государственной власти по Калужской области;

- приказы исполнительных органов государственной власти Калужской области;

- решения заседаний консультативного Совета Глав местных администраций муниципальных районов и городских округов Калужской области;

- обращения Законодательного Собрания Калужской области;

- обращения депутатов Законодательного Собрания Калужской области;

- обращения государственных органов Калужской области;

- обращения исполнительных органов государственной власти Калужской области;

- обращения органов местного самоуправления муниципальных образований Калужской области;

- обращения судебных органов (за исключением исковых заявлений, отзывов и возражений сторон судебного процесса, решений, определений, постановлений судебных инстанций всех уровней, судебных запросов);

- обращения организаций;

- письма, служебные записки, докладные записки подразделений исполнительных органов государственной власти Калужской области;

- заявки на проведение торгов, котировочные заявки, проекты государственных контрактов, проекты гражданско-правовых договоров.

Не подлежат электронному документообороту документы с грифом "ДСП", "Конфиденциально", с пометкой "Снятие копий запрещается", а также книги, буклеты, карты, диаграммы, документы форматом более А4, состоящие из листов различного формата, документы, выполненные рукописным способом.

6.2. Общие требования к организации электронного

документооборота

Электронные документы (электронные образы документов) создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Управления.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания. Каждый документ регистрируется только один раз, основным принципом регистрации является однократность.

Документы, создаваемые в Управлении и поступающие в Управление на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи выполняющего данную процедуру.

Электронные документы заверяются ЭП ведущего эксперта, ответственного за прием, регистрацию и отправку данных документов.

Используемые средства ЭП должны быть сертифицированы в установленном порядке.

В целях учета и поиска документов в СЭД Управления используются обязательные сведения о документах:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Вид документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Входящий номер документа.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.

10. Наименование текста.

11. Индекс дела.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Количество приложений.

15. Общее количество листов приложений.

16. Указания по исполнению документа.

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.

18. Отметка о конфиденциальности.

Кроме обязательных сведений, могут использоваться дополнительные, к которым относят: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в базе данных Управления в течение сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При необходимости бумажные копии документов могут быть получены по соответствующему запросу из информационных ресурсов, хранящихся в электронных архивах Управления.

В конце каждого операционного дня после ввода информации СЭД Управления создается резервная копия базы данных за день на электронных носителях информации, которая хранится в течение семи дней.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Управления. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Документы по работе с порталом государственных услуг (функций) Калужской области (указания, планы, рекомендации, переписка и др.). Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы постоянных сроков хранения, не имеющие аналогов на бумажном носителе, подлежат передаче в установленном порядке не позднее чем через 2 года после завершения их делопроизводством на хранение в архив Управления на любых машинных носителях.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого начальником Управления, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Управления. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Ведущий эксперт, ответственный за ведение делопроизводства в Управлении, несет ответственность за полное соответствие электронного образа поступившего документа его оригиналу на бумажном носителе.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, а также при увольнении или при переходе на другую работу сотрудники Управления обязаны переслать посредством СЭД находящиеся у них на исполнении документы начальнику Управления.

6.3. Обработка и регистрация документов

6.3.1. Поступающая документация

Прием и первичная обработка электронных документов, полученных посредством СЭД, осуществляются ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении.

При получении электронных документов от других органов власти или организаций ведущий эксперт, ответственный за ведение делопроизводства в Управлении, осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

Регистрация поступающих документов производится путем ввода информации в СЭД посредством заполнения электронной регистрационной карточки документа и создания электронного образа документа, полученного при его сканировании, или прикрепления к карточке файла документа.

К регистрационной карточке ЭД может быть прикреплено любое число файлов, содержащих текст, аудио- или видеоматериал.

Указанные действия совершаются ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, в день поступления документа либо на следующий рабочий день.

При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку документа используются следующие реквизиты:

вид документа;

корреспондент - наименование исполнительного органа государственной власти Калужской области или организации;

примечание - фамилия, инициалы руководителя исполнительного органа государственной власти Калужской области или организации; наименование организации;

дата поступления документа - используется цифровой способ оформления даты;

входящий номер документа - формируется автоматически по выставленным параметрам; при повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности;

дата и номер входящего документа;

краткое содержание документа - ключевая фраза содержания поступившего документа;

индекс дела по номенклатуре дел;

количество страниц документа;

количество страниц приложений;

сканированный документ или (и) прикрепленный документ - электронный образ документа;

вид контроля документа;

дата исполнения документа.

ЭД после регистрации и сканирования посредством СЭД направляется должностному лицу (исполнителю) Управления.

Подлинник документа, представленный на бумажном носителе, помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Управления.

6.3.2. Отправляемая документация

Исходящими документами являются документы, направляемые в органы власти Калужской области, должностным лицам.

Стандартный цикл исходящего документа выглядит следующим образом: "Подготовка проекта" - "Согласование проекта" - "Подписание" - "Регистрация" - "Отправка".

Регистрация исходящих документов в СЭД ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, после того, как документ согласован и утвержден начальником Управления.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении и имеющих пометку "досылка копии на бумажном носителе".

Ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, осуществляется регистрация в СЭД подписанного инициативного документа на бумажном носителе со сканированием подлинника.

6.3.3. Внутренняя документация

Внутренний документопоток включает в себя такие виды документов, как: приказы, протоколы, служебные записки, внутренние поручения, проекты на согласование.

Подписанный приказ регистрируется ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, в карточке документа типа "Приказ".

Рассылка поручений, указанных в резолюциях, ответственным исполнителям по конкретным вопросам производится в соответствии с указателем рассылки, подготовленным исполнителем.

Регистрация в СЭД протокола, составленного на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), подписанного председательствующим на заседании (совещании) и секретарем данного совещания, производится ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, с занесением в карточку документа типа "Протокол" следующих реквизитов:

- корреспондент, примечание (должность, фамилия, инициалы председательствующего на данном совещании);

- дата регистрации (проставляется системой автоматически);

- регистрационный номер, присвоенный в СЭД;

- номер и дата протокола заседания (совещания);

- краткое содержание (вопрос совещания и дата проведения);

- сканированный документ (подписанный протокол) - электронный образ документа;

- дата и вид контроля.

Общий контроль над качеством проектов документов, разработанных в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления, осуществляется начальником Управления.

В СЭД регистрируются служебные записки, докладные записки, составленные сотрудниками Управления на имя начальника Управления.

6.3.4. Документы ограниченного распространения с пометкой

"Конфиденциально", "ДСП"

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются ведущим экспертом, ответственным за ведение делопроизводства в Управлении, в СЭД, но не подлежат сканированию.

К регистрационному индексу документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка "Конфиденциально" ("ДСП").

Документы на бумажном носителе с пометкой "Конфиденциально" ("ДСП") поступают к исполнителю на бумажном носителе под расписку.

Информация об исполнении документа заносится непосредственно исполнителем в карточку документа и направляется должностному лицу, давшему поручение.

В случае выхода информации об исполнении на бумажном носителе документ (не сканируется, не прикрепляется к электронной карточке документа) направляется адресату на бумажном носителе в установленном законодательством порядке.

6.4. Согласование проекта документа

В СЭД согласуют проекты распоряжений и постановлений Губернатора Калужской области, проекты постановлений Правительства Калужской области, проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, проекты служебных писем.

При последовательном способе электронного согласования проект документа направляется посредством СЭД для согласования в несколько этапов в последовательности, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Возможен параллельный способ электронного согласования проекта документа. В этом случае проект документа направляется посредством СЭД на рассмотрение одновременно всем подразделениям (должностным лицам).

Проекты распорядительных документов, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в двухдневный срок.

Допускается согласование законопроектов (проектов программ) в правовом управлении Администрации Губернатора Калужской области в течение 10 рабочих дней.

Проекты служебных писем, подготовленные за подписью Губернатора Калужской области, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- начальником Управления;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области (при наличии в проекте правовых вопросов);

- корректором (сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Проекты служебных писем, подготовленные за подписью первого заместителя Губернатора Калужской области, заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, заместителей Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей, визируются в электронном виде посредством СЭД:

- начальником Управления;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором (сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области.

Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются на бумажном носителе Губернатором Калужской области, заместителем Губернатора Калужской области в соответствии с распределением обязанностей.

Письма в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, руководителей исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, зарубежным адресатам направляются на бумажном носителе за подписью Губернатора Калужской области.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- начальником Управления;

- руководителями исполнительных органов государственной власти Калужской области, по должности отвечающих за данный вопрос;

- руководителями организаций, которым в решении предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- корректором (сотрудником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области);

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области;

- заместителем Губернатора Калужской области, осуществляющим координацию работы по соответствующему вопросу;

- заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области.

Визирование проектов постановлений Правительства Калужской области в электронном виде посредством СЭД осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Калужской области.

Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области в обязательном порядке визируются в электронном виде посредством СЭД:

- начальником Управления;

- руководителями подразделений администрации Губернатора Калужской области, в чьи должностные обязанности входит решение данного вопроса;

- руководителями подразделений администрации Губернатора Калужской области, которым в проекте распоряжения предусматриваются задания или указания по исполнению;

- начальником правового управления Администрации Губернатора Калужской области - заместителем руководителя администрации Губернатора Калужской области;

- начальником управления делопроизводства Администрации Губернатора Калужской области.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа, которые могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены как особое мнение (замечания).

Доработка проекта документа предполагает внесение исполнителем-инициатором замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа, направление проекта документа на повторное визирование.

В случае, если при доработке проекта документа исполнителем будут учтены не все замечания, то при передаче окончательно оформленного документа начальнику Управления на подпись все особые мнения и замечания, не принятые исполнителем-инициатором документа, должны поступить вместе с окончательно оформленным документом на рассмотрение начальнику Управления.

В электронную карточку проекта документа исполнитель-инициатор прикрепляет окончательный вариант проекта документа, прошедший процедуру согласований.

Проекты постановлений Губернатора Калужской области, распоряжений Губернатора Калужской области, постановлений Правительства Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются Губернатором Калужской области на бумажном носителе.

Проекты распоряжений заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области, согласованные в установленном порядке, подписываются заместителем Губернатора Калужской области - руководителем администрации Губернатора Калужской области на бумажном носителе.

Порядок работы ведущего эксперта, ответственного за ведение делопроизводства в Управлении, при представлении проекта распорядительного документа на подпись должностному лицу:

- при параллельном способе электронного согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатывается проект распорядительного документа и на листе согласований проставляется согласование ведущего эксперта, ответственного за ведение делопроизводства в Управлении,, подтверждающее, что проект документа имеет все необходимые согласования;

- при последовательном способе согласования - на основании согласований, внесенных в проект распорядительного документа в электронном виде, распечатываются карточка документа (лист согласований) и сам проект документа;

- распечатанный проект распорядительного документа передается начальнику Управления на подпись вместе с распечатанным листом согласований;

- выпускаемому подписанному документу присваивается регистрационный номер (порядковый номер в пределах календарного года);

- информация о подписании распорядительного документа и присвоении ему регистрационного номера заносится в историю прохождения проекта электронного документа.

6.5. Организация работы по исполнению электронных документов

Ведущий эксперт, ответственный за ведение делопроизводства в Управлении, при получении направленного к нему ЭД добавляет поручение (резолюцию) с указанием исполнителя (с пометкой "ответственный" по мере необходимости) в регистрационную карточку ЭД.

При формулировании поручений необходимо придерживаться следующих правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель с пометкой "ответственный".

В строке резолюции исполнителя, ответственного за свод информации, должно быть указано "свод информации".

Исполнение поручения предусматривает:

- пересылку поручения на исполнение;

- ознакомление с материалами в соответствии с поручением "ознакомиться" без направления результата исполненного указания должностному лицу, давшему поручение;

- прикрепление к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа);

- согласование проекта документа (при необходимости - его утверждение в электронном виде) и направление следующему исполнителю на согласование;

- результат исполнения поручения.

Непосредственный исполнитель направляет результат исполнения поручения путем прикрепления к ответу на поручение собранной и обработанной необходимой информации (проекта документа).

Проект документа направляется ведущему эксперту, ответственному за ведение делопроизводства в Управлении, на лингвистическую экспертизу (для выявления грамматических и стилистических ошибок в случае их наличия).

В случае обнаружения грамматических и стилистических ошибок в проекте документа непосредственный исполнитель вносит исправления в проект документа и повторно направляет проект документа ведущему эксперту, ответственному за ведение делопроизводства в Управлении, для согласования.

Исполненный документ, прошедший процедуру согласований в электронном виде, направляется непосредственно должностному лицу, давшему поручение.

При соисполнении документа предусматривается направление исполненного документа "ответственному" исполнителю, указанному в поручении.

При необходимости документ, прошедший процедуру согласований в электронном виде, может предоставляться на подпись начальнику Управления на бумажном носителе.

Ведущий эксперт, ответственный за ведение делопроизводства в Управлении, направляет подписанный документ на бумажном носителе на отправку адресату, а при необходимости - адресатам (по списку), и вносит информацию об этом в электронную карточку документа в СЭД со сканированием подлинника.

Дата исполнения документа фиксируется в регистрационной карточке ЭД.